Sistem informasi EDP (Electronic Data Processing)


.

Sistem informasi EDP adalah sustu system informasi yang pengolahan datanya telah menggunakan system electronic atau dikenal dengan system komputerisasi. Biasanya disuatu perusahaan besar pengolahan data dibebankan kepada departemen atau bagian EDp ini. Semua informasi tentang transaksi perusahaan yang terjadi diolah oleh bagian EDP ini. Biasanya dibagian EDP ini system komputerisasinya menggunakan system jaringan dengan server terletak dikantor pusat, dan computer klien terletak di tiap-tiap bagian.
A.Komponen Sistem EDP

1.Perangkat Keras (Computer Hardware)
Perangkat keras ini merupakan peralatan fisik dalam system EDP. Konfigurasi dasar dari perangkat keras terdiri dari Central Processing Unit (CPU), peralatan input data, dan peralatan untuk output data.komponen Hardware yang utama adalah CPU. Di dalam CPU ada tiga bagian yang penting yaituh, Control Unit, aritmatic logoc unit, dan internal storage unit. Central unit berfungsi untuk mengarahkan dan mengkeordinasi system yang ada baik pada saat entry dan pengambilan informasi dari internal storage maupun kegiatan perpindahan data dari storage dan aritmatic logic unit. Aromatic logic unit memiliki kemampuan untuk melakukan perhitungan matematika dan operasi logika. Internal storage unit merupakan memory computer yaituh menyimpan program dan data yang diproses. Data yang dimasukan melalui peralatan input diolah dalam CPU sesuai dengan program (software) yang digunakan. Hasil pemprosesan yang dilakukan CPU akan dikeluarkan atau ditampilkan dalam peralatan output (layar/printer).

2.Perangkat Lunak Komputer
Komponen ini berisi program yang memudahkan pengoperasian computer. Ada berbagai jenis program yang digunakan dalam operasi computer tetapi yang dibutuhkan adalah system program dan program aplikasi.
a.System program
Program ini menjalankan fungsi umum yang dibutuhkan dalam pengoperasian computer system program ini meliputi :
1. Operating system berguna untuk mengoperasikan computer pertama kali
2. Utility system untuk melaksanakan tugas0tugas umum seperti : copy,cetak organisasi file penggabungan dan penyertiran.
3. Compiler dan assembler : mengubah bahasa program kedalam bahasa yang dimengerti computer
4. Database management system : mengendalikan data record file
b. Program Aplikasi
Program aplikasi berisi instruksi-instruksi yang untuk digunakan pemakai dalam menjalankan proses data dalam tugas-tugas tertentu misalnya : program penggajian, persediaan dll. Program ini dapat dibuat sendiri maupun dipesan dari software house.

3. Metode organisasi dan pemprosesan data
Ada dua cara mengorganissasikan data yaituh :
a. Metode pengarsipan tradisonal
Metode pengarsipan data secara tradisional banyak diterapkan dalam aplikasi akuntansi pada metode ini terdapat 2 tipe filr yaituh :
- Master file, berisi informasi data yang Up-to-date misalnya jumlah persediaan dll.
- Transaction file, berisi transaksi individual yang dijelaskan dengan detail misalnya penjualan kredit harian dan penerimaan kas harian.
Pengorganisasian file dengan metode tradisional diproses dengan cara sequential atau dengan cara langsung. Bila cara sequential yang digunakan file-file yang berhubungan dikolompokan dalam kolompok yang sama kemudian baru dimasukan (di-up-date) kedalam master file yang sejenis. Misalnya master file piutang penjualan yang diorganisir dengan nomor konsumen di up-date setelah transaksi penjualan kredit hariAN dikolompokan sesuai dengan nomor langganan.
b. Metode Database
Metode mendasarkan oada pembuatan dan pemakain file data tunggal untuk semua apliikasi pengguanaan data . dengan demikikan biayah dan waktu yang digunakan dalam pembuatan dan pemakaian data lebih sedikit. Kelemahan metode ini adalah
Tempat memory yang diperlukan untuk menyimpan data lebih banyak dari pada metode tradisional.
Pemeriksaan /auditing pada system EDP yang menggunakan metode database lebih komleks dibandingkan metode tradisional sehingga pengetahuan tentang processing data diperlukan oleh auditor

B. Elemen struktur pengendalian Intern EDP
Bila EDP digunakan dalam aplikasi akuntasi biasanya akan mempengaruhi struktur pengendcalian intrn yang didesain untuk mencapai tujuan pengendalian intern. Perubahan dalam struktur pengendalian intern disebabkan perbedaan antara proses secara computer dengaN proses secara manual antara lain :
- System EDP membuat jejak transaksi yang berguna dalam pemeriksaan hanya untuk periode waktu yang singkat.
- Bukti documenter untuk menilai kenerja prosodur pengendalian yang ada dalam system EDP lebih sedikit disbanding dengAN SISTEM MANUAL.
- Informasi dalam system manual dapat diketahui secara langsung. Sedangkan file dan record dalam system EDP hanya dapat dapat dibaca dengan menggunakan computer.
- Pengurangan keterlibatan manusia secara langsung dalam system EDP dapat mengurangi kesalahan yang sering terjadi dalam system manual.
- Informasi dalam system EDP lebih mudah terkena kerusakan secara fisik manipulasi pengesahan, dan kegagalan dalam pengoperasian dari pada sistem manual
- Berbagai fungsi yang ada dipustkan dalam system EDP. Sehingga korespondensi yang diakibatkan adanya pemisahan tugas akan berkurang disbanding SISTEM MANUAL
- Pada system EDP perubahan dalam system sering sulit diterpkan dan dikendalikan disbanding system manual.
- Laporan manajemen dalam system EDP disajikan lebih tgepat waktu disbanding system manual.


C. Pengendalian umum
Pengendalian umum meliputi pengendalian lingkungan dan pengendalian kegiatan yang ada dalam EDP. Kegiatan pengendalian umum meliputi hal-hal berikut :
1. Pengendalian organisasi dan operasi
Pengendalian organisasi dan operasi ini pada dasarnya adalah pemisahan tugas dalam departemen EDP sendiri dan pemisahan tugas antara departemen EDP dengan departemen pemakai. Pemisahan tugas dalam departemen EDP misalnya, EDP manajer, system analis,programmer ,operator computer,data entry operator,librarian, serta data control group.
EDP departemen harus dipisahkan dengan departemen pemakai. Manajer EDP bertanggung jawab pada eksekutif yang tidak terkait dengan proses pengesahan transaksi untuk processing dengan computer. Disamping itu personil EDP tidak boleh melakukan koreksi kesalahan yang terjadi dari document computer, kecuali kesalahan tersebut benar terjadi pada departemen EDP.

2. Pengendalian pengembangan system dan dokumentasi
a. Penelahan, pengujian dan persetujuan system baru
b. Pengendalian perubahan program
c. Prosodur dokumentasi

3. Pengendalian perangkat keras dan system perangkat lunak
Tehknologi computer modern ditujukan untuk mencapai tingkat realibilitas yang tinggi pada perlengkapan computer. Factor-faktor pendukungnya adalah membuat pengendalian perangkat keras yang baik dan pengendalian system perangkat yang dirancang untuk mendeteksi kesalahan fungsi peralatan.
Untuk mencapai tujuan tersbut maksimal dari pengendalian ini perlu dilakukan hal-hal sebagai berikut :
a. Program preventif untuk merawat perangkat keras.
b. Pengendalian terpadu atas perubahan perangkat lunak harus diselaraskan dengan pengendalian pengembangan system dan pengendalian dokumentasi.


4. EDP Access control
Access control harus mejaga penggunaan peralatan EDP,file data dan program oleh pemakai yang tidak berwenang. Pengendalian ini meliputi penjagaan secara fisik maupun secara prosodural. Penjagaan secara fisik misalnya penempatan peralatan yang terpisah dari departemen pengguna jasa. Hal ini berguna untuk membatasi agar hanya pemakai yang berwenang yang menggunakan peralata tersebut. Pengawasan/penjagaan prosodural adalah pemeriksaan manajemen terhadap laporan pemakaian computer. Pemakaian
5. Pengendalian data dan prosodur
Pengendalian data dan prosodur menghasilkan kerangka kerja untuk pengawasan harian atas operasi computer, minimisasi kemungkinan kesalahan proses. Dan memastikan kelangsungan operasi pada kondisi adanya kerusakan pada peralatan.
Fungsi peralatan ini mencakup :
a. Fungsi penerimaan dan seleksi atas semua data yang kan diproses
b. Akuntansi untuk seluruh input data
c. Menindaklajuti kesalahan proses terjadi
d. Meneliti distribusi yang tepat atas output.

D. Pengendalian Aplikasi
Pengendalian aplikasi berkaitan dengan system akuntansi dan elemen prosodur pengendalian dalam struktur pengendalian intern EDP. Pengendalian ini dirancang untuk menghasilakan kepastian pencatatan,proses,dan pelaporan data oleh EDP.

Pengendalian aplikasi diklasifikasikan dengan fungsi sebagai berikut :
1. Pengendalian input
Pengendalian input merupkan

Your Reply

berjuang dan terus berjuang..!!